Perchè implementare un sistema di rilevazione presenze - Gestione Presenze Facile

Perchè implementare un sistema di rilevazione presenze

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un sistema di gestione e rilevazione delle presenze
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Gestione Presenze Facile

Grande Azienda non equivale ad Azienda Grande !

Ovviamente non è solo un gioco di parole.
Se sei imprenditore e titolare di una piccola azienda, o di una microazienda, sicuramente avrai guardato ad aziende più grandi in varie occasioni, per capire i modelli organizzativi che adottano, e permettono loro di avere successo.

Avrai notato come certe aziende di medie e grandi dimensioni brillano per efficienza e produttività, altre invece sembrano brutte copie da non imitare.

Cosa fa la differenza ?
I modelli organizzativi e le regole aziendali, ed il rispetto rigoroso delle stesse.

E questi modelli non sono esclusivo appannaggio delle aziende grandi, anche una piccola azienda può adottarli, e spianare la propria strada per la crescita.


Quali strumenti usano le Grandi Aziende per organizzarsi ?

Oltre ai macchinari e alle attrezzature dedicate alla produzione, uno strumento fondamentale per la crescita è il modello organizzativo utilizzato per le Risorse Umane, che sono tra gli elementi più preziosi per ogni azienda, indipendentemente dalla dimensione.

Le Aziende grandi lo sanno molto bene, ed investono capitali e attrezzature per seguire il personale dipendente e curarne l’efficienza.

Diversa è la situazione per le piccole e micro aziende: sebbene per loro il personale sia una risorsa ancor più preziosa, perché numericamente limitata e non sempre sostituibile, non dedicano altrettanta cura a gestirlo.

Questo è un errore fondamentale, che limita la crescita.

Viceversa adottare un buon modello organizzativo per la gestione del personale permette la crescita ordinata senza traumi, senza dispersioni e inefficienze.

Qui in linea teorica si potrebbe prendere il buono delle aziende grandi e provare a scalarlo in quelle piccole.

In realtà per farlo serve l’aiuto di un esperto della materia, che conosca bene come sono organizzate le Aziende più grandi, e ti dica cosa ti conviene replicare e cosa no.


La gestione del personale, se non fai nulla per curarla, è il più grosso ostacolo alla crescita.

E’ una cosa che le grandi aziende conoscono da decenni, ma finora nessuno era mai riuscito a creare un analogo sistema di gestione dedicato alle piccole imprese.

Tre domande su cui ogni imprenditore dovrebbe riflettere:

1) Quanto sei consapevole del problema di gestire le presenze del tuo personale in azienda ?

2) Quanto sono puntuali e produttivi i tuoi collaboratori e i tuoi dipendenti?

3) Sapevi che la mancata o errata o inefficiente gestione del personale è il primo ostacolo alla crescita per le piccole aziende italiane ?

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    Per primi abbiamo affrontato e risolto il problema della gestione personale.

    Negli anni ’80 costruimmo i primi controlli dedicati alle risorse umane per aziende di grandi dimensioni.
    Siamo stati tra i primi in Italia ad occuparci di questi problemi.
    Siamo stati nuovamente i primi, negli anni più recenti, a creare una versione ‘su misura’ per piccole aziende e microimprese che hanno pochi dipendenti.
    I problemi di controllo e gestione del personale, infatti, sono identici, come pure le normative, ma è profondamente diverso l’ambito applicativo


    Come abbiamo fatto a costruire la soluzione che ti proponiamo.

    Il ‘downsizing’ o ‘scalabilità verso il piccolo’, è possibile grazie alle tecnologie informatiche basate sul cloud, che permettono di remotizzare e condividere via internet la potenza di calcolo (ossia grandi server e un software molto potente).
    Si evitano in questo modo costi di installazione e di infrastrutture informatiche che sarebbero proibitivi per aziende piccole o micro.

    Potrai trovare sul mercato soluzioni di aziende ‘startup’ di settore, con poca esperienza, se le analizzi attentamente riconoscerai che coprono solo una piccola parte di casi reali.
    La fondamentale differenza è che siamo finora gli unici con una grande potenza di calcolo alle spalle, con decenni di esperienza sul campo, maturata con grandi aziende clienti, ad aver creato un ‘taglio’ di sistema scalato e dedicato specificamente alle piccole aziende, alle micro-imprese, professionisti, studi, negozi, e altre attività di qualsiasi settore merceologico, di piccole dimensioni.
    Il comune denominatore per chi usa il nostro sistema è soltanto avere dei dipendenti da gestire.

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      In altre parole, ai nostri clienti mettiamo a disposizione ‘motori’ hardware e software altamente sofisticati e testati per anni in ambiti e settori enormemente più impegnativi.
      Di questi ‘motori’ abbiamo costruito una versione semplificata specificamente per le piccole imprese, estremamente facile da utilizzare (da qui è nato il nome Gestione Presenze Facile).
      Per usare un paragone automobilistico, sarebbe come avere un’auto da corsa in versione ‘P = principiante’, ma già predisposta per crescere e gareggiare in futuro.

      Ma come può questo sistema influire sulla crescita di un’azienda?

      Basta guardare l’inefficienza intrinseca nella tipica gestione del personale in una piccola e microazienda (e a volte – se vogliamo essere sinceri - anche in aziende non tanto micro).

      Mensilmente i dipendenti o un addetto riportano su un registro o su un file di riepilogo le ore lavorate, le eventuali assenze, ferie, ecc.

      Lo passano periodicamente ad una persona dell’amministrazione o all’imprenditore stesso, che darà un’occhiata e trasmetterà i totali al consulente del lavoro che poi prepara le paghe.

      Controlli ?

      Zero o quasi, ma non per cattiva volontà, mancano proprio le basi per poter verificare.

      Chi si ricorderà a fine mese cosa hai fatto all’inizio o anche solo la settimana scorsa?

      Ricorda questo principio fondamentale:
      ogni persona che ti rendiconta ‘a posteriori’ la sua attività ed il lavoro svolto, sarà incline a dichiararti di aver adempiuto regolarmente almeno tutto il dovuto. Chi non lo farebbe?



      Immagina invece una gestione quotidiana ed automatizzata del personale.

      Permette di :
      - migliorare l’efficienza aziendale;
      - individuare e premiare i migliori aumentando l’efficienza;
      - tenere sotto controllo la produttività delle preziose risorse umane, tanto più preziose per le microimprese quanto per le aziende medie e grandi;
      - e infatti normalmente le aziende medie e grandi investono risorse economiche rilevanti sul monitoraggio e sui sistemi informatici specializzati, composti da terminali timbracartellini, badge elettronici, software, infrastrutture informatiche e reti, CED e server.

      Le piccole e micro aziende, invece, non possono permettersi sistemi simili.

      O meglio, non potevano fino ad oggi

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        Come aiutiamo un imprenditore che voglia gestire il proprio personale in modo efficiente e ordinato.

        Ogni imprenditore, tra le mille altre incombenze, deve controllare e gestire il personale, cosa non facile, che sottrae notevole tempo e risorse.
        E l’impegno cresce esponenzialmente con la crescita aziendale.

        È qui che possiamo essere di grande aiuto fornendo:
        - gestione automatizzata delle presenze e assenze del personale dipendente;
        - controlli sulle entrate e sulle uscite;
        - calcoli automatici di ore lavorate e straordinari;
        - segnalazione delle anomalie;
        - statistiche ore lavorate e assenze;
        - riepilogo mensile automatico da passare al consulente del lavoro per emettere le buste paga.

        Tutto a portata di un click, a qualsiasi ora o giorno, in qualsiasi luogo.
        Basta avere un PC o un tablet ed una connessione ad internet.

        Perché un piccolo imprenditore dovrebbe usufruire di Gestione Presenze Facile piuttosto che non fare niente?
        E quali sarebbero le conseguenze del “non fare niente”?

        Lasciare all’interno della propria azienda una cattiva o disordinata gestione del personale costituisce il più grosso freno alla crescita delle piccole e micro aziende in Italia.

        Viceversa se le persone ‘sentono’ che in azienda c’è un accurato ed equo controllo su efficienza e produttività delle risorse umane, sono positivamente e naturalmente stimolate a comportarsi in modo più corretto e produttivo.

        Attenzione: non parliamo assolutamente di ‘grande fratello’, ma di equità e rispetto per tutti delle regole aziendali, che sono un cardine di ogni struttura ordinata e funzionante.

        Questa è una norma di base in tutte le aziende più grandi e strutturate, ma non nelle piccole.

        Adottando Gestione Presenze Facile, l’imprenditore perderà poco tempo a controllare (il software segnala automaticamente i casi anomali), ma offrirà la netta ‘percezione’ che il controllo esiste, puntuale ed oggettivo.

        Questa ‘percezione’ è di gran lunga più importante e proficua del controllo stesso.

        Le conseguenze del non fare nulla ?

        Ecco le principali:
        - o pagare un ‘controllore umano’ che ogni giorno dedichi tempo alle verifiche;

        - oppure l’imprenditore fa i controlli in prima persona, tralasciando altri compiti;

        - oppure si fiderà ciecamente di tutti, senza fare nessun controllo.

        - In tutti questi casi lascerà spazio a cattive abitudini, con anomalie e inefficienze non quantificabili, che nel tempo tenderanno ad espandersi, e diventeranno difficili da sradicare.

        Con il tempo, inoltre, si instaureranno ineguaglianze e abitudini disparitarie nel comportamento dei lavoratori, che saranno molto complicate da rimuovere una volta consolidate.

        E l’imprenditore non otterrà risposte precise ed oggettive a molte domande:

        - Cosa sta succedendo mentre mi trovo fuori dall’azienda ?

        - Qualcuno dei miei arriva in ritardo?

        - E se accade, compensa con ore extra?

        - Chi è puntuale?

        - Chi fa ore in più e chi no?

        - Chi si assenta più spesso e per quali ragioni?

        - Qualcuno ha comportamenti anomali?

        - Si verificano anomalie ripetitive nel tempo?

        - Perché alcuni miei dipendenti sono scontenti ?

        - Chi sono i migliori che dovrei premiare e incentivare ?


        Quali sono le differenze tipiche di Gestione Presenze Facile, che lo rendono di gran lunga preferibile ad altri.

        Un patrimonio di esperienza accumulato affrontando per decenni i problemi del personale in grandi aziende, e che oggi siamo riusciti a rendere disponibile per le piccole.

        Tecnologie informatiche cosiddette ‘cloud’, basate su server e software di grande potenza che una piccola azienda non può permettersi, rese accessibili via internet.

        Condividiamo queste risorse tra molti utenti, e ciascuno di essi paga soltanto una piccola frazione del costo, proporzionata all’uso.
        Forniamo almeno:

        - un terminale marcatempo collegato ad internet;

        - un pacchetto di badge elettronici per i dipendenti;

        - il software di controllo via internet;

        - Opzionalmente una App per telefonino, nel caso di personale viaggiante o esterno, o che lavora a distanza o da casa (telelavoro)
         

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          ECCO COME FUNZIONA LA NOSTRA GARANZIA SODDISFATTI O RIMBORSATI
          L'unico sistema di gestione delle presenze garantito al 100%

          La garanzia in Italia è obbligatoria per legge e copre tutti i difetti di fabbricazione.

          Quella che ti proponiamo NON è la garanzia commerciale che tutti i prodotti devono avere ma molto di più.

          Artech offre la garanzia soddisfatti o rimborsati al 100%

          Questo vuol dire che se entro 45 giorni dalla consegna del terminale ti rendi conto che il sistema non è quello che ti aspettavi puoi recedere dal contratto senza alcun costo.

          Non rischierai nulla

          Perchè abbiamo deciso di darti questa opportunità?

          Abbiamo inserito la garanzia soddisfatto o rimborsato al 100% perchè vogliamo che tu sia tranquillo nell'acquisto del nostro sistema.

          Vogliamo toglierti ogni dubbio sulla nostra azienda e sul sistema Gestione Presenze Facile

          Crediamo che in ogni vendita e su ogni prodotto andrebbe inserita questa garanzia
          Perchè le aziende non la inseriscono?

          Eppure tutti dicono che il loro prodotto o servizio è il migliore, che è fatto apposta per te.

          Ma pensano:
          "Col cavolo che ti do' indietro i soldi se scopri che non ti va bene"
          Se tu, cliente, non sei contento, è giusto che mi possa rendere il prodotto, senza perdere soldi

          Ovviamente non è per sempre. Hai 45 giorni di tempo per decidere

          Altri ti daranno in prova il sistema per 14 giorni, oppure ti daranno le credenziali di accesso e ti diranno che lo puoi testare quanto vuoi.

          A cosa serve se non provi il sistema sui tuoi dati?

          Senza le marcature reali dei tuoi dipendenti?

          Senza il lavoro effettivo delle tue impiegate sul calcolo delle ore?

          La risposta la sai benissimo: non servirebbe a niente.

          Hai un mese e mezzo per le verifiche, la chiusura dei cartellini e l'invio delle ore all'ufficio paghe

          Attenzione però, che c'è una sola clausola che potrebbe invalidare la garanzia:
          Se ci ripensi, il terminale deve ritornarci perfetto, senza graffi e funzionante !







          Guarda cosa dicono di noi alcuni nostri clienti
          Andrea Mantovani– IT Manager di Toppy Srl

          Siamo un’azienda di 30 persone che ha quasi raddoppiato il numero dei dipendenti negli ultimi 5/6 anni.
          Abbiamo sempre gestito le presenze con un programmino artigianale sul computer e un foglio Excel, ma ormai visto l’elevato numero di dipendenti la cosa è diventata ingestibile.
          Perciò ci siamo messi alla ricerca di qualcosa di più adatto alle nostre nuove esigenze e ci siamo imbattuti in Artech.

          Già dopo la prima breve illustrazione avevamo capito di aver trovato ciò che faceva al caso nostro.

          Niente più compilazione manuale del foglio excel, niente più discussioni con i dipendenti su dimenticanze e mancate timbrature.
          Tutto viene gestito in maniera automatizzata dal programma, con procedure definite e nessuna possibilità di contestazione.

          In particolare abbiamo trovato utilissimo il modulo di gestione permessi/ferie.

          In conclusione possiamo dire solo una cosa… peccato non aver incontrato Artech prima!
          Luca Bonzagni – IT Manager di Italgear

          "Conosciamo Artech dal 2003 , da quando abbiamo deciso di gestire i cartellini degli ingressi e uscite dei dipendenti con il sistema informatico, e quindi migliorare l’affidabilita’ dei conteggi delle buste paga e nello stesso tempo semplificare e velocizzare il passaggio dati su altre piattaforme come ad esempio altri software paghe esterni.

          Negli anni abbiamo cambiato i marcatempo con prodotti tecnologicamente sempre evoluti, e anche l’assistenza software si e’ mostrata sempre disponibile a personalizzazioni o semplicemente per trovare soluzioni gia’ previste con il pacchetto standard.

          La sensazione e’ sempre stata quella di poter realizzare la scelta migliore difronte alle nostre richieste che si sono evolute notevolmente nel corso degli anni.

          Abbiamo anche avuto modo di confrontare il programma con soluzioni di altre software house e abbiamo compreso quanto sia piu’ efficiente e vantaggioso il Software di Artech per esperienza e competenza nella gestione dei cartellini presenze, a nostro parere si posiziona su una classe d’ordine superiore e consiglieremmo la soluzione di Artech anche ad aziende che desiderano mantenere un loro software gestionale e interfacciare solo la parte relativa alle Presenze, perche’ e’ proprio ben fatto.

          Anche con l’area tecnica commerciale abbiamo sempre avuto un buon rapporto di collaborazione e non ci sono mai state incomprensioni; e’ molto piacevole avere un sistema in grado di ottimizzare al massimo i tempi di utilizzo dell’utente il quale viene incredibilmente facilitato e assistito in modo eccellente."

          Antonio Sparacino - AMC Italia SpA

          “La mia azienda lavora con Artech da più di 10 anni. Ci siamo avvalsi delle loro competenze per implementare un sistema di rilevazione presenze che consentisse di acquisire le timbrature dei dipendenti in modo automatico e fornire al nostro studio paghe di elaborare i cedolini. In un primo momento utilizzavamo dei badge a banda magnetica ed un software di rete per consentire agli uffici preposti la gestione delle timbrature. L’invio dei dati all’esterno avveniva in modo manuale.

          Approfittando di un cambio sede abbiamo cambiato la tecnologia dei badge e dei terminali in rfid e contestualmente implementato un sistema automatic-o e schedulato di invio dati verso l’esterno.

          L’attuale sistema funziona senza inconvenienti e senza alcuna necessità di presidio. La classica infrastruttura che ci si dimentica di possedere. Artech in tutti questi passaggi si è rivelato un partner efficiente, proattivo e pronto ad assecondare ogni nostra necessità.

          Il servizio di assistenza offerto è all’altezza delle nostre aspettative e, alle volte, si è dimostrato risolutivo per casi critici come il ripristino tempestivo dell’ambiente dopo un attacco CryptoLocker.

          Il servizio di produzione /riproduzione dei badge di cui ci avvaliamo è semplice da attivare tempestivo nella realizzazione.

          Per quanto sopra affermato, consiglierei senz’altro Artech ad aziende come la nostra che necessitano di servizi di rilevazione presenze efficaci e semplici da implementare.

          Nel prossimo futuro introdurremo in azienda sistemi di controllo accessi e aperture automatizzate. Artech sarà certamente uno dei partner che valuteremo per aiutarci a trovare una soluzione che soddisfi le nostre esigenze.”

          Edoardo Acciarini - Fimeco srl

          “Lavoriamo con la ditta Artech da settembre 2014

          Le problematiche della nostra azienda era la mancanza di controllo del sistema produttivo e un collegamento tra la fase di sviluppo e la pianificazione in produzione ed il monitoraggio costante delle commesse

          Il fattore utile e molto positivo trovato nel programma della Artech è stato il fatto che con un solo programma siamo stati in grado di gestire e monitorare lo sviluppo , la pianificazione e la gestione delle commesse.

          Oltre al fatto del controllo totale di ogni singola commessa sia durante lo svolgimento che a consuntivo.

          Gli aspetti che più sono risultati utili sono stati :

          1° la facilità nel gestire lo sviluppo degli articoli da produrre ed il collegamento degli ordini a fornitori.
          2° il controllo costante dei costi delle singole commesse.
          3° la prospettiva di pianificazione delle varie fasi di lavoro
          I benefici che abbiamo ottenuto sono il controllo costante tra ore di produzione ed ore di cartellino (ingressi)
          Consiglio vivamente Artech”

          Marco Bariselli – Eridania Italia Spa

          “Personalmente ho conosciuto Artech molto tempo fa in una predente esperienza lavorativa nella seconda metà degli anni '90. Si trattava di controllare i varchi di accesso sia esterni che interni di uno stabilimento di una azienda alimentare h24 e 7/7. Allora la tecnologia era ancora a tessere con lettura magnetica ma la qualità dei lettori installati era veramente notevole e anche quelli installati all'esterno su cancelli all'aria aperta non hanno mai dato problemi rilevanti. L'esperienza fu decisamente positiva.

          In ERIDANIA ITALIA la necessità di migliorare la sicurezza negli accessi ai locali della Direzione di Via Triumvirato a Bologna nasce dal fatto che la Società è stata ceduta dal Socio di maggioranza a quello di minoranza, il Gruppo Francese CRISTAL UNION, per cui nello stabile dove ha sede l'Azienda ci siamo trovati a convivere con altre Aziende non più della Proprietà precedente con necessità quindi di tutelare efficacemente Privacy e Patrimonio della Compagnia in uno stabile condiviso e ora in affitto.

          E' stato quindi fatto un piccolo capitolato di specifiche per installare sistemi di controllo degli accessi in determinati varchi di accesso ai locali aziendali, identificando soluzioni serramentali e di controllo aperture delle porte idonei alle necessità. Artech è stata contattata, insieme ad altre società, per la parte di identificazione delle persone tramite badge personali con tecnologia RFID da usare con sistemi di lettura che mantenessero la completa compatibilità ed interoperabilità con il sistema di gestione delle presenze/assenza già installato in precedenza.

          La proposta commerciale e tecnica di Artech è stata all'altezza dei bisogni e sicuramente competitiva come spesa, quindi è stata scelta per l'opera.

          Nel corso dei lavori è emersa anche la necessità di sostituire il sistema di GESTIONE PRESENZE per adottare una soluzione di PAYROLL nuova più idonea ai bisogni di Eridania Italia al posto di quella usata dalla precedente Proprietà.

          Anche in questo caso la sostituzione dei vecchi terminali di rilevazione presenze è stata commissionata ad Artech che ha quindi affiancato ai terminali di controllo degli accessi anche quelli di marcatempo per il controllo presenze, in questo caso sia per la sede della Direzione che per lo Stabilimento produttivo di Russi (RA).

          In totale abbiamo installato TRE terminali per il controllo accessi e altri TRE terminali per rilevare le presenze. Sicuramente uno dei punti di forza del sistema è il SOFTWARE di raccolta dati, unico per tutte le tipologie di terminali ed in grado di essere installato come SERVIZIO su server Windows in modo che possa operare in modalità background e trasparente. La raccolta dati avviene in continuo e una ampia disponibilità di tracciati dati di esportazione delle rilevazioni non crea alcun problema nella interfaccia con chi deve elaborare successivamente i dati sia a scopo di sicurezza che per la certificazione della presenza per il Payroll.

          L'assistenza di Artech è stata impeccabile sotto diversi punti di vista:

          - nel cercare gli strumenti di compatibilità dei lettori con i sistemi precedentemente installati

          - nel rapportarsi coi serramentisti e gli installatori elettrici perchè tutto l'impianto funzionasse correttamente e senza intoppi

          - nella relazione coi tecnici incaricati della gestione delle reti e dei sistemi server per l'installazione delle componenti software e della loro messa a punto

          Inoltre, dal nostro punto di vista, Artech è una realtà del territorio, che ha capacità di intervento veloce a fronte di problemi e con soluzioni hardware proprietarie e ben conosciute che funzionano bene e vengono messe a punto velocemente. Sicuramente per me una seconda esperienza decisamente positiva.”

          Ing. Gianluca Canti - P.E.I. srl

          "La scrivente Azienda P.E.I. S.r.l. (www.pei.it) è leader specializzata da trent’anni nel settore della progettazione e realizzazione di protezioni industriali per macchine utensili, e impiega oltre 300 addetti nella sede principale di Calderara di Reno (BO) ed in altri siti produttivi ubicati in Italia e all’estero.

          Utilizziamo con successo i sistemi hardware e software di Artech ininterrottamente da oltre 15 anni, per il controllo dell’avanzamento produzione in tempo reale, l’analisi delle fasi di produzione e delle commesse, la rilevazione delle presenze/assenze del personale, sia in Italia che all’estero.

          Tramite i sistemi Artech determiniamo in tempo reale l’efficienza di macchine, reparti, cicli produttivi e risorse umane, tracciando tutti i prodotti, e tenendo sotto costante controllo i costi industriali.

          I sistemi Artech rappresentano per noi preziosi strumenti finalizzati ad offrire garanzie di massima qualità e prezzi competitivi alla nostra clientela, sui mercati domestici ed internazionali.”


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